مطلوب من داخل الكويت فقط ( إقامة قابلة للتحويل )، سكرتير تنفيذي لشركة كويتية قابضة، شاب لا يزيد عمره عن 35 سنة، الراتب من 300 الى 400 دينار وحسب الكفاءة، مؤهل جامعي لا يقل عن جيد، وبناءا على الوصف الوظيفي أدناه، الرجاء ممن تنطبق عليه الشروط فقط ارسال السيرة الذاتية على الإيميل:
بطاقة وصف وظيفي
المسمى الوظيفي : سكرتير تنفيذي
التبعية : الإدارة العليا
الرئيس المباشر : رئيس مجلس الإدارة، نائب رئيس مجلس الإدارة، الرئيس التنفيذي
المهام والمسئوليات:
- تطبيق سياسات وضوابط الشركة وضمان جودة سريانها على أكمل وجه والعمل على تحقيق أهدافها.
- الإستقبال والضيافة لزوار الإدارة العليا و الترحيب بهم
- إعداد وتنسيق جدول المواعيد والمقابلات الخاصة بالرئيس المباشر داخل وخارج أوقات الدوام.
- اعداد جدول الأعمال الشهري والخطة الأسبوعية لأعمال الرئيس المباشر.
- المحافظة على المظهر العام لمكتب الإدارة العليا من حيث النظافة و الترتيب
- صياغة وتحرير وطباعة العقود والخطابات والمكاتبات الخاصة بالإدارة العليا.
- حفظ و صيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب الإدارة العليا بشكل يضمن سلامتها وعنونتها بكلمات استدلالية ذكية وترتيب تشجيرها لسرعة استدعائها.
- إستلام و توجيه وارسال الكتب والبريد ورسائل البريد الإلكتروني والفاكس الوارد باسم الإدارة العليا و عرضه على المختص و فهرستها وحفظها.
- تسجيل البريد و الفاكس الصادر من مكتب الإدارة العليا و فهرسته وحفظه.
- كتابة محاضر جميع الإجتماعات و الجلسات و التى يكون الرئيس المباشر طرفاً فيها.)حضور بعض الاجتماعات)
- التحضير للإجتماعات الخاصة بالإدارة العليا أو الإجتماعات الدورية و تنسيق و تجهيز كل الوثائق و المستندات التى تخص موضوع الإجتماع.
- مساعدة الإدارة العليا فى جميع الأعمال غير المدرجة فى هذا التوصيف بناءاً على طلب شخصى
- إستقبال و إجراء الإتصالات التليفونية الخاصة بمكتب الإدارة العليا و فهرسة أرقام التليفونات و العناوين بالإضافة إلى البيانات الخاصة بالعاملين في الشركة ( رقم الجوال – الايميل – واتساب – الهاتف الارضى )
- تنظيم و فهرسة والتقارير الداخلية الواردة من الإدارات والأقسام الأخرى و عرضها على الرئيس المباشر و متابعة القرارات بشأنها و تسجيلها فى السجلات الخاصة بها.
- متابعة الأعمال المكلفة من قبل الإدارة العليا ونقل القرارات والأوامر الإدارية إلى الموظفين وغيرهم.
- التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية و الكهربائية فى حالة صالحة للعمل باستمرار و طلب مسؤولي الصيانة من داخل الشركة ومن خارجها و متابعة أعمال الصيانة لجميع الأجهزة المكتبية الموجودة بمكتب الإدارة العليا
- التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية و الكتابية للإدارة العليا و أفراد العمل بمكتب الإدارة العليا
- توجيه الدعوات للمشاركين فى الإجتماعات التى يدعو لعقدها الرئيس و تسجيل ذلك على النماذج الخاصة.
- حجز تذاكر السفر و الفنادق و بطاقات دخول المعارض الخاصة بالإدارة العليا و تنظيم رحلات العمل ، وإعلام الشركة بأى مؤتمر او معرض يقع ضمن اختصاصات الشركة محليا وعالميا.
- كتابة تقرير أسبوعى لبيان ما تم إنجازه من أعمال و ما تم تأجيله مع بيان السبب و رفعه لمدير المكتب
- طباعة الكتب والمذكرات والمستندات بطلب من اي موظف مكلف من قبل الشركة بعمله.
- ادارة الموقع الإلكتروني وتطويره.
- انشاء ملف اعلامي متكامل للعمل الخيري.
- ترتيب وتنظيم ملف العمل الخيري.
- إنشاء وادارة حساب اعلامي بوسائل التواصل الاجتماعي للشركة والعمل الخيري.
نطاق الإشراف:
- عامل النظافة
- عامل البوفيه
- السائق الخاص للرئيس المباشر
- المندوبين بمكتب المدير العام
المؤهلات الدراسية:
مؤهل لا يقل عن بكالوريوس وبتقدير لا يقل عن جيد
الخــبرات:
- خبرة بأعمال السكرتارية لا تقل عن 5 سنوات منها سنة على الأقل فى وضع وظيفى مماثل (خبرة خارجية)
اللـغــات:
- اللغة العربية بطلاقة تحدثاً و قراءة كتابة مع إجادة الكتابة التعبيرية اللبقة.
- اللغة الإنجليزية بمستوى جيد على الأقل تحدثاً وقراءة وكتابة مع إجادة الكتابة التعبيرية.
السمات والمهارات الشخصية:
- الإنضباط فى المواعيد
- التركيز والمنطقية فى التفكير
- الذكاء وسرعة البديهة
- هادىء الطباع وغير إنفعالى
- اللباقة فى الحديث و بشاشة الوجه
- حسن الإستماع و الفهم و إدراك المواقف بوعى و تركيز
- الإلتزام بالزي الرسمي وحسن المظهر والأناقة والرائحة الطيبة
- حسن التدبير لجميع الأعمال المستقبلة والاجتهاد بايجاد الحلول
- مهارة الاستقبال والتوزيع والتعامل مع الاتصالات والزائرين.
- عدم الانشغال بوسائل التواصل الاجتماعي أثناء الدوام الرسمي.
- عدم ترك مكان المخصص للاستقبال الا بترك من يسد عنه وبظروف طارئة وسريعة.
- مهارة صياغة الكتب والعقود بتوجهها من العمل برؤوس اقلام.
- مهارة تفريغ الاجتماعات والاتفاقات بمهارة شفوية استماعية.
- سرعة الطباعة وعدم وجود اي اخطاء املائية باي مطبوع صادر من أول مرة.
- حسن التعامل مع افراد المؤسسة والاجتهاد بانجاز مهامهم من الفراش حتى الرئيس.
- التعامل مع أجهزة الحاسب الألى المكتبية و المحمولة وبرامج تصفح الإنترنت بإحتراف.
- التعامل مع برنامج (MS Word) بإحتراف و بسرعة كتابة لا تقل عن 40 كلمة/دقيقة
- التعامل مع أجهزة الطباعة و تصوير المستندات و الفاكسات بدرجة جيدة جداً.
- مهارات إدارية متوسطة لإدارة من هم تحت نطاق إشرافه و توزيع الأعمال عليهم
- المقدرة على إنجاز وأداء أكثر من عمل فى توقيت واحد بدون إرتباك
- إعداد الصياغات التعبيرية المناسبة للمكاتبات باللغتين العربية و الإنجليزية
- معرفة استخدام برامج التصميم مثل (Photoshop) .
- السمع والطاعة للمدير ولباقة الحديث معه.
معايير التقييم:
1- لا يستغرق طباعة كتاب اكثر من 5 دقائق وكتابة مذكرة أو صحيفة مع مراجعة الصياغة وكامل الحروف والفواصل والتواريخ والتنسيق.
2- تقارير الحضور و الغياب و الإلتزام من خلال إدارة الموارد البشرية
3- التقارير الأسبوعية التى يرفعها السكرتير التنفيذى لرئيسه المباشر.
4- تقرير الرئيس المباشر.
0 التعليقات
إرسال تعليق